Az Outlook, a szeretet vagy a gyűlölet ez a szabványos e-mail és termelékenység ügyfél a vállalati világban. Bármely irodai látogatói idő nagy részét e lényeges eszköz előtt töltik. A népszerűsége és a használatukkal töltött órák száma ellenére azonban csak kevesen tudják a fejlett funkcióit, és még kevésbé használják a teljes potenciáljára.
Tehát ma megvizsgáljuk néhány nagyszerű Outlook 2016 funkciót. Kezdjük el:
1. E-mail küldése az Outlook.com álnevekből
Gyakran különböző e-mail címeket kell használnunk különböző célokra - például egy személyes [e-mail védett] címet, egy munkahelyi címet [e-mail védett], és talán egy [e- mailben védett] címet, amelyet az aláíráshoz használni kíván. hírlevelekhez és marketing oldalakig. A legtöbb ember egy másik fiókot hoz létre és kezel minden címhez.
Ahelyett, hogy ezt megtenné, az Outlook segítségével különböző álneveket hozhat létre és kezelhet. Az álnév lehetővé teszi különböző e-mail címek kezelését ugyanazt a fiókot használva, és az Ön címére küldött e-mailek ugyanabba a Bejövő mappába érkeznek. Itt állíthatja be őket:
Lépjen az Outlook Web App alkalmazásba, és jelentkezzen be az Office 365 fiókjával. Ezután látogasson el a Microsoft-fiók webhelyére, és kattintson a „ Saját információ ” -ra a felső sávon. Most kattintson a „ Jelentkezzen be a Microsoftba . Valószínűleg felkéri a jelszót.
Itt felveheti és kezelheti az álneveket. Új álnév létrehozásához kattintson az „ E-mail hozzáadása ” gombra.
Most írja be az e-mail címet, amelyet aliasként kíván használni . Létrehozhat egy újat, vagy meglévő címet használhat.
Most látni fogja az újonnan hozzáadott álnevet, és úgy dönt, hogy ez lesz az elsődleges álnév, vagy eltávolítja azt, ha már nincs szüksége rá.
Most az alias címre küldött összes e-mail érkezik az elsődleges postafiókjába. Ha az újonnan létrehozott címről e-mailt szeretne küldeni, az üzenet összeállításakor kattintson az From gombra, és válassza ki a kívánt címet.
2. Ütemezési megbeszélések
Az Outlook megkönnyíti a találkozók ütemezését másokkal. Ehhez egyszerűen menjen a naptárba, kattintson a Kezdőlap fülre, és válassza az „ Új találkozó ” lehetőséget.
Itt megadhatja a résztvevőket, a napot, az időt, az emlékeztetőket és a találkozó egyéb lehetőségeit.
Ha ismétlődő megbeszélést szeretne tenni, kattintson a tetején található Beállítások részben található Ismétlődés gombra, ahol különböző lehetőségek állnak rendelkezésre a rendszeres ütemezéshez.
Miután a címzett elfogadta a meghívást, egy megerősítést kap az ugyanazért.
3. Automatikus válaszok
Ha üzleti úton vagy nyaraláson megy, akkor konfigurálhatja az Outlookot, hogy minden fogadott e-mailre automatikusan válaszoljon. A funkció engedélyezéséhez lépjen a „ Fájl ” menüpontra, és kattintson az „ Automatikus válaszok ” gombra.
Itt megadhatja a dátumtartományt és az automatikus válaszüzenetet .
Ha finomabb szabályozást szeretne a szabályok felett, kattintson a „ Szabályok ” gombra gomb bal alsó részén.
4. Használja a Google Drive-ot Cloud tárolásként az Outlook programban
Ha a Google Drive-ot felhőtároló szolgáltatóként használja, akkor integrálhatja azt az MS Office-ba (beleértve az Outlookot is) a dokumentumok megnyitásához közvetlenül a Drive-ról, és mentse el, anélkül, hogy elhagyná az Office-programokat.
Egyszerűen töltse le a Google Drive meghajtó bővítményét az Office-hoz, telepítse a bővítményt, és a következő alkalommal, amikor megnyitja az Outlookot, közvetlenül a Drive- ról csatolhat fájlokat a dedikált gomb segítségével.
A közvetlenül a Drive programban kapott mellékleteket is elmentheti .
Megjegyzés : A Google Drive beépülő modulja csak Windows rendszeren működik. Az Office for Mac jelenleg nem támogatott.
5. Szállítási és olvasási nyugták beszerzése
Ha értesítést szeretne kapni arról, hogy mikor küldte el és / vagy olvassa el az e-mailt, kérheti a kézbesítést és az olvasási nyugtát. Ennek engedélyezéséhez kattintson a Beállítások fülre az üzenet összeállításakor, és jelölje be az alábbi jelölőnégyzeteket:
Az Ön által küldött üzenetek nyomon követését is engedélyezheti . Ehhez keresse meg a Fájl > Opciók > Mail parancsot . Görgessen lefelé a Követési szakaszra, és jelölje be a Kézbesítési nyugtát, amely megerősíti, hogy az üzenetet a címzett e-mail szerverére szállították, vagy az Olvasás nyugtázása, amely megerősíti a címzettet az üzenet jelölőnégyzetét.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy az üzenet címzettje elutasíthatja az olvasási nyugtát. Ezenkívül előfordulhat, hogy a címzett e-mail programja nem támogatja az olvasási nyugtákat.
6. Szavazási gombok hozzáadása az e-mailekhez
Ha konszenzust szeretne kapni a csapatáról egy témával kapcsolatban, akkor létrehozhat egy szavazást az Outlook programban. Egy új levél létrehozása közben lépjen a Beállítások fülre, majd kattintson a „ Szavazásgombok használata ” gombra.
Használhatja a sablon Igen / Nem gombokat, vagy létrehozhatja sajátját az Egyéni gombra kattintva, ahol kiválaszthatja az olyan lehetőségeket is, mint a fontosság, az olvasás / kézbesítés bevételei és a lejárati idő.
7. Késleltetés vagy e-mailek küldése
Néha szükség lehet az üzenet küldésének késleltetésére. Például szinte zárási idő lehet, és azt szeretné, hogy az üzenete a következő reggel reggelen kerüljön átadásra. Ehhez ütemezheti az üzenetet. Íme, hogyan:
E-mail írása közben lépjen a Beállítások fülre, majd kattintson a „ Késleltetés kézbesítése ” gombra.
A megjelenő párbeszédpanelen a Szállítási beállítások mezőben jelölje be a „ Ne küldje el előtte ” opciót, és adja meg a dátumot és az időt.
Most zárja be a párbeszédpanelt, majd kattintson a Küldés gombra. Az Ön e-mailje a megadott időpontban kerül elküldésre.
Megjegyzés : Ez a funkció zökkenőmentesen működik a Microsoft Exchange-fiókon. POP3 vagy IMAP fiók használatakor az Outlooknak nyitva kell maradnia az üzenet elküldéséig.
8. Kezelje egy másik személy levelét és naptárát
Egy csapatnál dolgozva elengedhetetlen a közös feladatok összehangolása és közös munkája. E célból érdemes külön mappát tartani az ilyen feladatokhoz, és megosztani azt a csapat tagjaival. Nos, itt van az Outlook 2016-ban.
Lépjen a Fájl fülre. Kattintson a „ Fiókbeállítások ” pontra, és válassza a „ Delegált hozzáférés” lehetőséget .
A megnyíló párbeszédpanelen kattintson a „ Hozzáadás ” gombra, válassza ki azt a felhasználót, akinek engedélyezni kívánja az engedélyt, majd kattintson az OK gombra .
A megjelenő párbeszédpanelen különböző jogosultságokat adhat meg, amelyeket a felhasználó számára megadhat.
Miután elkészült, a másik felhasználó értesül az új jogosultságokról. Ezek csak a megosztási funkció alapjai. Részletesebb áttekintés és utasítások a hivatalos dokumentációban találhatók.
9. Az E-mailek kezeléséhez használja a Szabályokat
A Szabály olyan művelet, amely automatikusan bejövő vagy kimenő leveleken fut. Előfordulhat például, hogy a felügyelő összes levelét egy másik mappába kívánja áthelyezni, az összes levelet a marketing részlegből áthelyezni a „Sürgős” mappába, vagy törölni az összes levelet a témában a „Vásárlás most” lehetőséggel. Ahelyett, hogy újra és újra elvégezné ezeket a feladatokat, beállíthatja a Szabályokat az automatizáláshoz . Választhat a különböző szabálysablonok közül, vagy egy üres szabályból indulhat.
10. Gyorsítsa meg az ismétlődő feladatokat a gyors lépésekkel
Gyakran vannak olyan feladatok, amelyeket naponta többször meg kell tenni. Lehet, hogy rendszeresen e-maileket küld a felügyelőjének, vagy néhány e-mailt egy bizonyos mappába helyez. Természetesen a Szabályok segítségével automatizálhatja a folyamatot, de ez a szabályokat a kritériumoknak megfelelő összes e-mailre fogja alkalmazni, míg esetleg csak bizonyos e-mailekre alkalmazza. Így egy manuálisabb megközelítésre van szükség, és ott jönnek be a gyors lépések .
Lépjen az Outlook kezdőlapjára . A következő lépéseket láthatja a gyors lépésekben :
Mint látható, vannak olyan gyorslépések, amelyek előre konfiguráltak a használatra. Például válasszon egy e-mailt a Beérkezett üzenetek mappában, és kattintson a Felügyeleti gombra a Gyors lépések részben. Látsz valami ilyesmit:
Itt konfigurálhatja a kérdéses gyorslépést - módosíthatja a nevet, hozzáadhat e-mail címeket, hogy továbblépjen, vagy további műveleteket adjon hozzá a gombra a bal alsó sarokban található Opciók gombra kattintva.
A fenti képernyőképben hozzáadtam a kezelőm e-mail címét, felvettem egy műveletet a Művelet hozzáadása gombra, utasítottam az Outlookot, hogy az üzenetet a „Továbbított menedzser” mappába vigye, hozzáadta a gyorsbillentyűt, és módosította az eszköztipp szöveget.
Módosíthatja a meglévő gyorslépéseket, mint például a fenti példában, vagy adjunk hozzá sajátat, ha a Gyors lépések eszköztáron az Új létrehozása gombra kattintunk:
11. Billentyűparancsok és egyéb egyéb tippek
Az Outlook számos kisebb, de hasznos funkciót kínál, mint például a témák, az e-mail üzenetek megbeszélésekre való áttérése, valamint a fejlett felhasználó kedvencei: billentyűparancsok . Például megnyomhatja a Ctrl + W billentyűkombinációt egy új e-mail létrehozásához, a Ctrl + E kereséshez és még többre. A különböző Outlook billentyűparancsok megismeréséhez olvassa el a Microsoft hivatalos 2016-os tippeket és tippjeit.
Mint ezek a hűvös Outlook 2016 funkciók és trükkök?
Reméljük, hogy megtanult néhány fejlett Outlook 2016 funkciót. Ahogy az e-mail kliensének a lehető legteljesebb lehetősége van, az e-mail használata során más dolgokat kell szem előtt tartani, ezért győződjön meg róla, hogy nézze meg az e-mail alapvető etikettjeiről szóló cikkünket. A mindig összekapcsolt digitális világban az adatvédelem fontosabb, mint valaha, ezért érdemes megnézni az e-mailek titkosítására vonatkozó cikkünket.
Ha további Outlook tippeket és trükköket szeretne hozzáadni, vagy úgy gondolja, hogy hiányzik egy lényeges jellemző, győződjön meg róla, hogy tudassa velünk az alábbi megjegyzések részben.
