Semmi sem kétséges, hogy az e-mail forradalmasította az egymással való kommunikáció módját. És bár az emberek egyre inkább a szociális hálózatokat és azonnali üzenetküldő alkalmazásokat részesítik előnyben a barátaikkal való beszélgetéshez, az igazság az, hogy amikor a megfelelő kommunikációról van szó, az e-mail még mindig a preferált médium.
Az egyetemektől a globális vállalatokig, és a diákoktól a vezérigazgatókig, az e-mailt csaknem mindenhol használják, és mindenki. Azonban szinte mindannyiunknak több e-mail címe van, egy vagy több e-mail szolgáltatóval. De az igazi kérdés az, hogy megerősítjük-e a megfelelő e-mail használat protokollját?
Ha nem biztos a válaszban, akkor ez a cikk, amely aláhúzza az alapvető e-mail etiketteket, amelyeket mindenkinek követnie kell, az Ön számára áll. Tehát, anélkül, hogy további dolog lenne, itt mennek.
Alapvető e-mailek
1. Használjon professzionális e-mail címet
Az Ön e-mail címét gyakran úgy tekintik, hogy jelzi a személyiségét. Ezért fontos, hogy egy professzionális megjelenésű e-mail cím legyen, általában az első és utónevével, amely tartalmazza a „felhasználónév” részét . Ez még fontosabb, ha az e-mail címet hivatásos kommunikációra kívánja használni (pl. Újraküldés a toborzóknak, munkahelyi minták biztosítása az ügyfeleknek).
Ha a választott felhasználónév nem érhető el, akkor hozzáadhat egy tetszőleges számot (pl. Születési dátumot). Néhány példára hivatkozva a [e-mail védett] vagy az [e-mail védett] jó választásnak tekinthető. A másik oldalon használjon valamit, mint az [e-mail védett] vagy az [e-mail védett], és biztos lehet benne, hogy az e-mailjeinket még a címzettek sem fogják megnyitni.
Tipp: Amennyire lehetséges, használjon külön e-mail címet minden szakmai igényéhez. És ha nem bánja, hogy néhány dollárt kigúnyol, akkor a legjobb, ha a saját domainjével fog otthont adni.
2. Mindig tartalmazzon egy tárgyat, és tartsa tisztán és tömören
A témakör az e-mail egyik legfontosabb összetevője, mivel azonnal megkapja a címzettnek az e-mailben szereplő információk ötletét . Ezért az összes e-mailnek rendelkeznie kell egy témakörrel, még akkor is, ha a tartalom nem olyan fontos. A téma üresen hagyása gondatlanul érzékelhető a feladó részén.
Még ennél is fontosabb, hogy a témakörnek tömörnek és pontossá kell válnia, így a címzett a lehető leggyorsabban elkészítheti az e-mail tartalmát. Néhány példa erre a Projektjelentés , a Teljesítményfelmérés - a korai válasz kérése , és az ilyen dolgok.
3. Használjon szabványos betűtípusokat és minimális formázást
Nem számít, mennyire tetszik neked azok a fantasztikus betűtípusok, amelyek a számítógépeden vannak, abszolút nincs-e, ha e-maileket írsz. Ennek az az oka, hogy ha nem szabványos betűtípust használ, és nincs telepítve a címzett számítógépén, az e-mail szövege nem jelenik meg a kívánt módon . Ez az oka annak, hogy a legtöbb e-mail szolgáltatás csak néhány standard, serif és sans-serif betűtípussal rendelkezik (pl. Times New Roman, Arial) az e-mailek készítéséhez. És ragaszkodj hozzájuk.
Továbbá, tartsa a formázást az e-mailben a lehető legkevesebb. Hacsak nem kell egy bizonyos részt, sort stb. Hangsúlyoznia az e-mail tartalmában, tartózkodjon a szöveg kiemelések és színek használatától . Valójában az e-mail szövegének színe csak fekete, mivel ez a legolvashatóbb.
4. Kerülje a hibakeresést, a helytelen nyelvtanhasználatot és az írásjel-hibákat
Bár nem mindenki rendelkezik náci nyelvtani nyelvekkel, és nem bűncselekmény, ha szándékolatlanul vagy kettővel rendelkezik az e-mailekben, a nyelv helytelen használata, mondatszerkezet stb., Általában negatív benyomást ad a címzettnek. Ezért rendkívül fontos, hogy háromszor ellenőrizze az e-mail tárgyát, testét és minden más szöveges elemeit a véletlen nyelvtani és írásjelek hibáira (és kijavítsa őket, ha megtalálják), mielőtt megnyomná a „Küldés” gombot.
Sőt, soha ne használjon több írásjelet (pl. !!!) az e-mailekben. Ugyanez vonatkozik a szleng szavakra (pl. LMAO), népszerű összehúzódásokra (pl. Gotcha!) És hangulatjelekre. Mindezek a dolgok rendkívül éretlenek és szakszerűtlenek, és a legjobbak a szociális hálózatok és azonnali beszélgetések számára.
Tipp: Mindig ügyeljen arra, hogy hogyan használja ki az e-mailekben lévő szavakat, mondatokat stb. Egy e-mailt (vagy bármi másat) soha nem szabad az ALL CAPS-ban összeállítani, mivel ez a kiabálás internetes egyenértéke.
5. Adja meg a mellékleteket leíró neveket
Leggyakrabban több fájlt kell küldeni / fogadnunk mellékletként e-mailjeinkkel. Bár ez eléggé szükséges, semmi sem lehet rosszabb, mint egy olyan e-mail fogadása, amely rengeteg véletlenszerűen elnevezett (pl. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) nevű fájlt tartalmaz, amelyeknek nincs értelme. Tehát, ha mellékleteket küld e-mailben, nevezze át őket néhány leíró fájlnévvel, hogy a címzett azonnal megismerje a tartalmát, anélkül, hogy megnyitná őket. Például, ha ön küld egy önéletrajzát egy leendő munkáltatónak, adja meg a nevet, mint a CurrentResume_JohnDoe . Egyszerű és egyszerű.
Továbbá, ha nagyszámú (pl. 20) mellékletet szeretne küldeni e-mailben, célszerű először egy Zipped archívumot egyesíteni . A még világosabb értelemben az e-mail testszövegében külön megemlítheti a részleteket, például a mellékletek számát, a teljes archívumméretet stb.
6. Mindig tartalmazzon aláírást
Az e-mail szövegének megfelelő zárásához vagy befejezéséhez aláírás szükséges . Ennél is fontosabb, hogy „hitelességet” is kölcsönöz az e-mailnek és annak tartalmának . Tehát minden e-mailnek meg kell adnia az aláírását. Egyszerűen hozzon létre és írjon alá egy aláírást az e-mail beállításaiban, és ez automatikusan hozzáadódik minden egyes e-mail végén.
Az „amit” -ről beszélni kell az aláírásban, amit döntenie kell, mivel az egyénről változik. Ezzel kapcsolatban általános szabályként felveheti a kapcsolati adatokat (pl. Hivatalos szám, másodlagos e-mail), valamint a szociális profiljaira mutató hivatkozásokat . Dióhéjban az aláírásnak digitális kapcsolattartó kártyaként kell szolgálnia. De ne terhelje túl túl sok felesleges információval.
7. Nyugtázza az e-mailek fogadását
A modern e-mailek olyan nagy mértékben fejlődtek ki, hogy ha megnyomja a „Küldés” gombot, akkor 200% -osan biztos lehet abban, hogy eléri a címzett beérkezett üzeneteit, egy vagy két másodperccel később. Azonban, mint bármelyik technológia esetében is, az e-mailek (és esetenként nem is) szenvednek leállási idejét is . Tehát, miután megkapta az e-mailt (különösen, ha fontos), nyugtázza annak kézhezvételét, ha egy kis üzenetet válaszol a feladónak.
Annak ellenére, hogy nem lehet minden e-mailt elismerni, meg kell próbálni. Ennél is fontosabb nyugtázza az e-mailt, amelyet tévesen küldött neked, mivel a feladó valószínűleg a másik oldalra vár választ. Ezzel a feladó tudatában lesz a hibának, és az e-mail aktuális címzettjét is megmenti.
8. Használjon megfelelő üdvözletet
Amikor szembe kell nézni az emberekkel, vagy akár a telefonon, mindig elkezdjük üdvözölni őket. Ugyanez a szabály érvényes az e-mailekre is, így az e-mailjeidnek mindig megfelelő üdvözletet kell kapniuk a címzett (ek) re. Attól függően, hogy ki küld egy e-mailt, az üdvözlés formális lehet (pl. Kedves Mr. Johnson, Keller professzor) vagy informális (Hello Adam, Hi Jenna) . Hasonlóképpen, a vége (pl. Üdvözlettel, Üdvözlettel) ugyanolyan alaptónusúnak kell lennie, mint a kezdeti üdvözlés, valamint az általános üzenet.
Érdemes megjegyezni, hogy tartózkodnia kell a rendkívül informális és mindennapi használati üdvözletek használatától (pl. Mi történik?) Az e-mailekben . Magától értetődik, hogy ez elég szakszerűtlen.
9. Ne használja a Válasz Mindenkor lehetőséget
Vannak idők, amikor olyan e-mailt kapunk, amely több más címzettnek is elküldött (pl. Egy fontos hirdetmény egy vállalatnál). Az ilyen üzenetekre válaszolva azonban sietve használja a „Válasz mindenkit” opciót . Ez nemcsak az eredeti küldőnek küld választ, hanem mindenkinek, aki megkapta az e-mailt, függetlenül attól, hogy a válasz a számukra vagy sem . Ez tökéletes módja a címzettek postafiókjainak eltömődésének.
Ebből kifolyólag ügyeljen arra, hogy több címzetthez tartozó e-maileket válaszoljon, és használja a „Válasz” opciót . Csak akkor, ha 100% -ban biztos benne, hogy a válasz a címzettek listáján szereplő mindenkinek szánták, a „Válasz mindenkinek” opciót kell használni.
10. Helyesen használja a Cc és a Bcc mezőket
A „To” mezővel együtt a „ Cc ” és a „ Bcc ” mezők olyanok, amelyeket bárki, aki valaha is kapott, tudja. De még azután is, a legtöbb ember nem megfelelően használja őket. Itt van egy alulról, hogy milyenek, és mikor kell őket használni :
- Cc: A Carbon másolatra áll. Ha van olyan címzett, akinek e-mailt szeretne küldeni, de nem akarja, hogy tudják, hogy ez az e-mail „csak” számukra szól, írja be e-mail címüket ezen a területen. Minden címzett láthatja mások e-mail címét a Cc mezőben.
- Bcc: Rossz a szén-dioxid másolás. Ha több címzett van, akinek e-mailt szeretne küldeni, de azt szeretné, hogy az e-mail egyetlen címzettje legyen, írja be e-mail címüket ezen a területen. Minden Bcc mezőben lévő címzett csak saját e-mail címét láthatja, és nem a többit. Ez az opció jobban megfelel a magánélet védelmének.
11. Válaszoljon az e-mailekre időben
Tekintettel arra, hogy hány e-mailt kapunk naponta, szinte lehetetlen, hogy mindenki azonnal válaszoljon. Azonban még akkor is, ha egy e-mail egy kicsit alacsony prioritású, meg kell próbálnia időben válaszolni . Általában ez 24-48 órán belül az e-mail kézhezvételétől számított. És ha egy ideig nem lesz képes válaszolni az e-mailekre (például szünet miatt), használja az automatikus válaszadó vagy a nyaralás válaszadó funkciót, amelyet a legtöbb e-mail szolgáltatás tartalmaz.
12. Helyesen formázza az e-maileket a továbbítás előtt
Amint a „Forward” gomb megnyomódik egy e-mailben, a teljes üzenet (beleértve a képeket, a hibás szöveget stb.) Kétségtelenül jobbra van beillesztve, és egy üres e-mailbe kerül, hogy beléphessen a címzettek e-mail azonosítóit és küldje el. Ez nemcsak az eredeti e-mail formázását tárja fel, hanem sok fehérteret és extra szimbólumot (>) is beilleszti a továbbított e-mail darabba, ami viszont az e-mailt szinte olvashatatlanná teszi.
A rendezéshez helyesen formázza a továbbított e-mailt, ha egy üres e-mailbe van ágyazva . Ez magában foglalja az extra fehér tér eltávolítását, valamint az extra karakterek, az üres sorok és az ilyen dolgok megszabadulását.
Használja az E-mail üzenetet, ahogyan azt használni kívánta
Mivel ez a kommunikáció elsődleges eszköze a mai internetes világban, rendkívül fontos, hogy az e-mailt a megfelelő szabályoknak megfelelően használják, amely magában foglalja mindazt, ami a címzettek üdvözlésétől, a választott betűtípustól függ. A fentiekben vázolt etikettek pedig segítenek abban, hogy ezáltal teljesebbé és produktívabb e-mail élményt nyújtson. Szóval próbálja ki őket, és tudassa velünk a kedvenceket az alábbi megjegyzésekben.
